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Tire suas dúvidas sobre o Sped, o sistema que vai digitalizar a entrega dos documentos e obrigações fiscais das empresas

Vai ficar mais fácil controlar e fiscalizar o recolhimento de impostos e tributos a partir de 2009. O Decreto nº 6.022/2007 instituiu o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), que moderniza o cumprimento das obrigações acessórias que são repassadas pelo contribuinte ao Fisco. Os documentos fiscais deixam de ser impressos para se transformarem em arquivos de existência exclusivamente digital. O objetivo da medida, além de simplificar e racionalizar processos, é facilitar o acesso às informações.

Até janeiro do próximo ano, mais de 14 mil estabelecimentos de todo país devem se adaptar ao novo sistema. Mesmo com o prazo apertado, o Sped ainda desperta uma série de dúvidas sobre a sua influência na rotina dos negócios. Para esclarecer as perguntas mais freqüentes, o Noticenter reuniu informações sobre o assunto e mostra o que a sua empresa precisa fazer para evitar problemas com a Receita Federal.

Integração dos Fiscos

O Sped compreende três grandes subprojetos: a Escrituração Contábil Digital (ECD), a Escrituração Fiscal Digital e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Desta maneira, qualquer tipo de documentação de uma empresa, hoje processada pela contabilidade, será convertida em informação digital. A idéia é permitir uma maior integração dos fiscos em todas as suas esferas, já que as informações digitais poderão ser facilmente compartilhadas e acessadas de um modo muito mais ágil.

Outro objetivo do Sped é unificar a cobrança de impostos. Hoje, cada ente federativo cria suas próprias formas de fiscalizar as atividades dos contribuintes. Isso multiplica as rotinas de trabalho, aumenta a burocracia e encarece o custo do cumprimento das obrigações tributárias.

Quem deve se adequar

A implantação efetiva do Sped ainda não é uma obrigatoriedade para todos os contribuintes jurídicos. Inicialmente, o foco está em empresas de grande porte e alguns segmentos específicos do mercado, como o de cigarros e de combustíveis. Empresas com tributação do Imposto de Renda (IR) com base no Lucro Real também já são obrigadas pelo menos a adotar a ECD.

Aos poucos, o Fisco irá determinar a implementação total para todos os contribuintes. Quem não se adaptar ou descumprir as obrigações impostas pelo Sped está sujeito a multas de R$ 5 mil, pela não apresentação dos arquivos, e estará impossibilitado de emitir notas fiscais de vendas.

As Mudanças

Com o Sped, serão transformados em arquivos eletrônicos, e de existência apenas digital, os livros mercantis como o Livro Diário, Livro Razão, Balancete, Balanço e seus auxiliares, livros fiscais e de apuração como o livro Registro de Entradas, Livro Registro de Saídas, Livro de Apuração de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e Livro de Apuração do IPI (Imposto sobre Produto Industrializado), além da nota fiscal modelo 1 ou 1/A, usadas nas operações com mercadorias.

A atual forma de emissão das notas fiscais de mercadorias será radicalmente modificada. Cada documento deverá ser convertido em um arquivo eletrônico e enviado para análise do Fisco, que permitirá ou não o seu uso. A validade desses arquivos será atestada e assegurada pelo uso da certificação digital, assinatura que vai garantir segurança, autoridade e integridade das notas. A certificação deve ser obtida através de um órgão emissor, também conhecido como Autoridade Certificadora, credenciada pela Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP Brasil).

O Fisco de Olho

A digitalização dos papéis vai facilitar a fiscalização e o recolhimento de impostos. Com dados eletrônicos, é possível fazer um cruzamento mais ágil entre as informações fiscais e contábeis dos contribuintes. As fiscalizações serão mais rápidas e freqüentes, pois haverá um aumento de produtividade dos auditores fiscais através da eliminação dos passos para coletas de arquivos. Desta forma, o combate à sonegação será fortalecido, promovendo igualdade comercial entre os contribuintes.

As empresas também saem ganhando. Os arquivos eletrônicos vão simplificar os processos, agilizar processos burocráticos e permitir redução de custos com impressão e armazenamento de documentos. A eliminação de papéis também vai estimular o comércio B2B (business to business), troca eletrônica de arquivos entre empresas, cada vez mais comum no mercado.

Passo a passo:
Veja quais são os passos necessários para que a sua empresa esteja apta ao Sped:

? Verifique se a sua empresa é obrigada a adotar o Sped. O artigo 3 da Instrução Normativa 787 estipula quais serão as empresas obrigadas a transmitir os arquivos do Sped.

? Revise os processos de sua empresa. Como a comunicação com o Fisco vai ficar muito mais rápida, é necessário analisar como anda o processamento de dados, buscando maximizar a tarefa e suprir a demanda gerada pelo Sped.

? Adquirir ou desenvolver um sistema de informação capaz de processar as informações e converter para o formato Sped.

? Baixar e instalar o Programa Validador e Assinador (PVA) disponibilizado pela Receita Federal.

? Solicitar ao desenvolvedor do sistema os devidos testes de validação dos arquivos.

Atualização necessária

As mudanças nos processos contábeis também vão afetar os profissionais da área. Por isso, entidades que representam o setor já estão adotando medidas para garantir a capacitação e atualização dos contabilistas, fundamentais para as atividades administrativas do ambiente de negócios.

O Sped também tem sido tema de palestras de vários eventos promovidos pelo Conselho Regional de Contabilidade de Santa Catarina (CRCSC). Neste mês, o 6° Ececon (Encontro Catarinense dos Estudantes de Ciências Contábeis), que deve reunir mais de mil acadêmicos de todo o Estado no Centro Multiuso, em São José, contará com a palestra "Sped Contábil", a cargo do contador Nivaldo Cleto, consultor de Tecnologia da Informação do Conselho Federal de Contabilidade.

Além de ações na área de capacitação, o CRCSC tem acompanhado o processo de implantação do Sped em Santa Catarina, debatendo esse assunto com representantes da Secretaria da Fazenda e da Receita Federal, apresentando sugestões e críticas.

O Sescon Blumenau ? entidade que representa as empresas contábeis de Blumenau e região ? também está de olho nas mudanças. No último dia 10, a entidade promoveu o curso Os Impactos da NF-e e do Sped para os Contabilistas, ministrado pelos consultores Luiz Boal e Sergio Juskow. As aulas reuniram cerca de 90 profissionais e apresentaram uma introdução sobre os documentos digitais, conceitos de legislação e serviços eletrônicos e escrituração digital.

O presidente Leomir Minozzo destaca as ações e a atuação da entidade para desenvolver o aprimoramento profissional dos contabilistas. ?A tecnologia contribui para a evolução dos processos, e nós procuramos proporcionar aos profissionais oportunidades e novas referências sobre o exercício da profissão?, explica. Minozzo informa que, além do curso da última semana, o Sescon Blumenau pretende organizar outros eventos que abordem o Sped.

  
A marca do pioneirismo

A modernização dos acessórios obrigatórios vai exigir investimentos das empresas, que vão precisar de tecnologia para gerar os arquivos e guardá-los digitalmente. Por isso, o uso de sistemas de gestão e informação deverá ser mais freqüente, visto que é a partir deles que serão retiradas, processadas e transmitidas as informações para o Fisco. ?A integração entre sistemas, possibilitando às empresas uma correta manipulação das informações digitais e garantindo mais segurança, será fundamental?, assinala Estanislau Mário Balzan, diretor de Marketing da WK Sistemas.

Pioneira no país no desenvolvimento de softwares contábeis, a WK Sistemas lançou recentemente o WK Sped Contábil, solução que automatiza a geração de livros contábeis em formato digital. A ferramenta integra o Radar Empresarial, ERP da empresa, e moderniza a entrega das obrigações acessórias ? livros Diário, Razão, Balancete, Balanço e Demonstração de Resultado do Exercício (DRE) ? transmitidas pelos contribuintes aos órgãos fiscalizadores, além de eliminar o retrabalho e a redundância de arquivos.

O sistema já foi testado e aprovado pelo Programa Validador e Assinador (PVA), responsável por realizar consistências nos arquivos caso eles contenham qualquer informação não condizente com um leiaute específico determinado pela Receita Federal.