Notícias

O que é o Sped e como sistema digital vai afetar sua empresa

Juliana Oliveira

Depois de obrigar alguns setores da economia brasileira a substituírem o velho talonário de Nota Fiscal em papel pelo modelo digital, o governo federal passa a exigir agora que as companhias aposentem os tradicionais livros fiscais em formato eletrônico. Essa documentação terá de ser entregue por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), que passou a vigorar em 1º de janeiro de 2009.

Pela medida, todas as empresas que faturam anualmente acima de R$ 3 milhões e recolhem impostos pelo lucro real terão de digitalizar os livros fiscais e enviar seus registros ao Fisco (Receita Federal) por meio de arquivos eletrônicos.

Neste primeiro momento, cerca de 30 mil companhias foram notificadas pela Receita Federal e pelas secretarias estaduais e municipais a aderirem ao Sped. Na determinação federal consta que o contribuinte que não migrar para o sistema eletrônico terá de pagar multa de R$ 5 mil por mês não declarado.

No entanto, devido à falta de tempo para que essas empresas entrem em conformidade com o novo modelo, a Receita prorrogou para 31 de março como sendo a data oficial de início do calendário. A segunda etapa do calendário começará em junho, quando mais 12 mil empresas, que ainda serão informadas, terão de adotar o meio digital.

De acordo com a Receita, o Sped altera totalmente a maneira como as empresas declaram suas informações. A primeira mudança é que todas as companhias terão de baixar em seus computadores o mesmo Programa Validador e Assinador (PVA), disponível no site da Receita ? isso vai padronizar os envio das informações.

Dados integrados

A segunda mudança é a redução de custos com a impressão de papel (notas fiscais, boletos e guias de recolhimento). Outro fator, defende a Receita, é a simplificação, já que todas as informações estarão integradas: registros de entrada e saída de mercadorias Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).

De acordo com o Fisco, a digitalização vai contribuir com ambas as partes (contribuinte e órgão fiscalizador). Pois além da eliminação de papel, o processo de análise se tornará mais rápido.

A Receita esclarece que outro benefício do Sped está no fato de os auditores fiscais não precisarem mais se deslocar até as companhias para a checagem de documentos. Segundo o órgão, a análise será mais rápida e confiável.

O que é Sped

O Sped foi criado para que o governo pudesse controlar melhor as empresas e, principalmente, evitar a sonegação de impostos. Para tanto, foi firmado um acordo entre a Receita e as secretarias estaduais e municipais com o objetivo de integrar os dados fornecidos por esses contribuintes.

Com isso, o sistema eletrônico permitirá que a mesma informação declarada à Secretaria da Fazenda seja compartilhada, online, com a Receita Federal. A medida busca  impedir que as companhias gerem notas fiscais duplicadas ? já que todos os itens serão cruzados automaticamente por todas as autoridades durante a auditoria.

O Sped foi aprovado em 30 de abril de 2007. Pela portaria, ficou instituída a Escrituração Contábil Digital (ECD) para fins fiscais e previdenciários. O antigo livro contábil, com informações diárias sobre o balanço da empresa, deve ser transformado em arquivo eletrônico e encaminhado, por meio do novo sistema, para o site da Receita.

Mas antes de instituir a data oficial de início, foi realizado um projeto-piloto, que iniciou em 2008, com 27 companhias de grande porte, como Ambev, Ford, Sadia e Wickbold.

Foi nesse projeto que começou a implantação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). A idéia era que essas companhias já fossem se adaptando à nova realidade de ?conversar? com o Fisco de maneira digital.

Complexidade

O Sped está dividido em três subgrupos: Contábil, Fiscal e Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Sendo assim, o volume de informação a ser declarado, cerca de 1,4 mil, deve ser preenchido em 300 campos diferentes no sistema.

A situação tem feito muitas empresas correrem do prejuízo, em especial as pequenas e médias, e investirem na informatização das áreas contábil e financeira. Antes de enviar as informações à Receita, as companhias precisam contar com sistemas que ?entendam? que todos os impostos serão declarados num único lugar. Esse mesmo software terá de buscar as informações que hoje estão espalhadas e cruzar esses dados.

Mas quem já tem um ERP (software de gestão empresarial) robusto e investiu nesta tecnologia, não necessariamente está com a casa pronta. Visto que na época que foi comprado, esses sistemas não estavam preparados para a inclusão de uma nova informação.

 ?As companhias de TI, que fornecem softwares empresariais, estão correndo para customizar suas plataformas e atender as necessidades de seus clientes?, diz Eduardo Nistal, diretor da consultoria TI Educacional.

O executivo, que ministra treinamentos sobre Sped, conta que é grande o número de companhias que procuram a consultoria para tirar dúvidas sobre o sistema ?As coisas ainda estão muito confusas?, diz Nistal.

Para o presidente do Sindicato das Empresas Contábeis de São Paulo (Sescon-SP), José Maria Chapina Alcazar, quem mais sofrer são as PME's. ?Infelizmente a realidade delas é outra. Muitas não estão informatizadas a ponto de ter um ERP capaz de suportar essa demanda?, conclui o empresário contábil.