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12 Dicas Essenciais para quem utiliza Nota Fiscal Eletrônica

Com o advento da tecnologia a integração e a modernização da administração tributária passou a ser uma necessidade. Criada em 2005, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) chegou para facilitar a relação entre o fisco e os contribuintes, com a proposta de reduzir custos de impressão, permitir o acompanhamento do trânsito das mercadorias e facilitar consulta das notas pela internet. Porém, a novidade ainda confunde a cabeça de muitos usuários do sistema.

Visando sanar algumas dúvidas que possam existir sobre o assunto é que a Escopo Contabilidade elaborou um manual para os usuários da NF-e.

1. Existem dois tipos de certificação digital válidos para assinar a NF-e:

-  A1 e o A3 - que permitem assinar a NF-e.

2. O que é o DANFE?

O DANFE é o documento auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Apenas serve para acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores etc.). Contém a Chave de Acesso, composta por 44 números, que serve para consultar a validade das informações no site da NF-e. Além disso, o Danfe auxilia na escrituração das operações documentadas por Nota Fiscal Eletrônica.

3. Transmissão à Sefaz

Toda e qualquer operação fiscal que envolva Nota Fiscal Eletrônica, deve ser transmitida e autorizada pela Fazenda Estadual. Seja para emitir, cancelar ou inutilizar a NF-e, o arquivo deve ser transmitido para a Fazenda. Sem a autorização do Fazenda o documento não tem validade.

4. Nota fiscal rejeitada

Caso a NF-e seja rejeitada pelo Sefaz e o contribuinte não retifique e não retransmita, esta numeração não constará na base de dados da Sefaz e deverá ser inutilizada por quebra de sequência.

5. Cancelamento de NF-e

O prazo de cancelamento da NF-e é de até 168 horas após sua autorização.

6. Conferir a validade do DANFE é obrigação do adquirente

A obrigação do emissor do DANFE é emitir o documento assinado e validado pela Fazenda do próprio Estado. Muitos destinatários/adquirentes não conferem essa informação e por serem receptores, também podem ser penalizados conforme o Art. 69-C da Lei 10.297/96. A multa por emitir e receber documento fiscal sem validade é de 30% (trinta por cento) sobre o valor das respectivas operações ou prestações.

O endereço eletrônico para conferir a a validade da Nota Fiscal Eletrônica você encontra na página do Portal da NF-e: http://www.fazenda.sp.gov.br/nfe ou do telefone (11) 3243-3400.

7. Enviar DANFE por e-mail é obrigação do emitente

O ajuste SINIEF 07/2005 foi alterado. A partir de 1º de agosto de 2010, o emissor da NF-e é obrigado a encaminhar ou disponibilizar o arquivo da NF-e (.XML) ao destinatário e ao transportador contrato, imediatamente após o recebimento da autorização de uso da NF-e.

8. A NF-e deverá ser emitida por ocasião da efetiva saída

Muitos softwares emissores preenchem automaticamente a data de saída na nota. Para o Fisco, quando a data de saída for preenchida o fisco considera que o produto transitou. Dessa maneira, o contribuinte deve providenciar a nota de devolução.

9. Arquivos digitais e estoques

Muitos softwares emissores têm apenas as funcionalidades para emitir a NF-e e não oferecem recursos para o controle de estoque e geração do arquivo SPED, por exemplo. Não se engane com propagandas bem feitas; peça ajuda ao contador antes de contratar um software emissor.

10. Armazenamento do arquivo da NF-e (.XML) é obrigatório

Este é o arquivo mais importante no processo de Emissão da Nota Fiscal Eletrônica. O Art. 81, da Lei 10.297/96 estabelece que tanto o emissor quanto o receptor da NF-e, devem guardar o arquivo por, no mínimo 5 anos. Pois este é o arquivo que contém todas as informações da NF-e.

11. Não consegue transmitir a NF-e? Conheça o Scan e o Dpec

Quando o contribuinte fica impossibilitado de transmitir a NF-e devido a problemas no sistema da Fazenda Estadual, saiba que existem duas soluções paliativas. Neste caso as notas fiscais são enviadas pelo Scan (Sistema de Contingência do Ambiente Nacional), Dpec (Declaração Prévia de Emissão em Contingência) e Formulário de Segurança. A opção por uma destas soluções depende do problema que impede a autorização da NF-e.

Quando não houver conexão à internet, a única opção é utilização do Formulário de Segurança, que deve ser comprado em gráficas credenciadas pelo Fisco, essas empresas estão localizadas na região Sudeste. A relação dessas empresas pode ser consultada por meio do site http://www.fazenda.sp.gov.br/nfe ou do telefone (11) 3243-3400.

12. Como deve ser emitido o DANFE em contingência? (Novo!)

- SCAN ? Deverá ser  impresso em papel comum. O trânsito da mercadoria apenas é permitido após a autorização de uso da NF-e junto à Receita Federal do Brasil;

Obs.: Quando for emitir uma NF-e em contingência na opção SCAN, o contribuinte deve alterar a série da NF-e e utilizar números entre 900 e 999.

- DPEC ? O DANFE em contingência impresso em papel comum deverá ser emitido em no mínimo 2 (duas) vias, constando no corpo a expressão ?DANFE impresso em contingência - DPEC regularmente recebido pela Receita Federal do Brasil?, tendo as vias a seguinte destinação:

I - uma das vias acompanhará o trânsito da mercadoria, devendo ser conservada em arquivo pelo destinatário;
II - a outra via deverá vias conservada em arquivo pelo emitente.

Obs.: A DPEC gerada fica armazenada em uma pasta localizada no disco rígido do computador no qual está instalado o aplicativo emissor de NF-e. Na pasta denominada ?DPEC? ficam as sub-pastas ?Autorizados? e ?Gerados?.

Quando a DPEC for transmitida por outra conexão, ou seja, em outra máquina a DPEC a ser transmitida deverá ser copiada da sub-pasta ?Gerados? para um pen-drive, possibilitando sua transmissão.

- FS / FS-DA: O DANFE em contingência impresso em formulário de segurança deverá ser emitido em no mínimo 2 (duas) vias, constando no corpo a expressão ?DANFE em contingência - Impresso em decorrência de problemas técnicos?, tendo as vias a seguinte destinação:

I - uma das vias acompanhará o trânsito da mercadoria, devendo ser conservada em arquivo pelo destinatário;
II - a outra via deverá vias conservada em arquivo pelo emitente.